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À propos

Un accueil téléphonique externalisé à Toulouse : chaque appel décroché, qualifié et transmis par écrit — et rien qui engage votre responsabilité à votre place.

Accueil Machalica reprend la ligne des professionnels qui ne peuvent pas décrocher : artisan sur un chantier, praticien en rendez-vous, indépendant seul face à un pic d’appels. L’appel manqué coûte plus cher qu’il n’y paraît — il part généralement chez le concurrent suivant.

L’activité est immatriculée sous le code APE 82.99Z et le registre national décrit précisément des prestations de permanence téléphonique et de gestion de l’accueil pour les professionnels, incluant la prise de messages, la gestion des agendas et le secrétariat à distance. Le site s’en tient strictement à ce périmètre.

Ce qui distingue une permanence utile d’un répondeur amélioré tient en une chose : la trame. Savoir quelles questions poser, ce qui justifie de vous déranger tout de suite et ce qui peut attendre. Cette trame est écrite avec vous, pas improvisée.

Tous les forfaits sont mensuels et sans engagement de durée : résiliables pour la fin du mois en cours, par simple écrit. Un service d’accueil qui a besoin d’un engagement de douze mois pour retenir ses clients a un problème ailleurs.

Pourquoi une trame écrite change tout

Un service d’accueil sans trame produit des messages inutilisables : « un monsieur a appelé, il rappellera ». Le client est perdu deux fois — une fois parce qu’on ne sait pas qui c’était, une fois parce qu’il faudra le rappeler pour le lui demander.

La trame fixe les quatre informations à obtenir avant de raccrocher, et les deux ou trois questions qui permettent de savoir si l’appel mérite de vous interrompre. Elle s’écrit en une page et se révise avec l’usage.

Ce qui n’est jamais dit à votre place

Un prix ferme, un délai d’intervention promis, un avis technique ou une acceptation de commande engagent votre responsabilité. Ils ne sont pas prononcés par la permanence, même quand l’appelant insiste.

Cette limite fait parfois perdre trois minutes à un appelant pressé. Elle évite un engagement que vous n’auriez pas pris et qu’il faudrait ensuite désavouer.

Données personnelles et enregistrements

Les appels ne sont pas enregistrés. Seules sont conservées les informations de la trame — nom, numéro, objet, urgence — pendant douze mois, puis supprimées.

Aucune donnée de santé n’est collectée, aucun sous-traitant n’intervient et aucun transfert n’a lieu hors de l’Union européenne. Le détail figure dans la politique de confidentialité.

L’entreprise

Ces informations sont reprises des mentions légales et correspondent au registre national des entreprises.

Engagements

• permanence téléphonique aux heures ouvrables, à votre nom
• prise de messages et transmission écrite sous dix minutes
• filtrage et transfert immédiat selon vos critères écrits
• gestion d’agenda, prise, déplacement et confirmation de rendez-vous
• rappels de rendez-vous déjà pris, avec tableau de résultat
• secrétariat administratif à distance : courriels, courriers, dossiers

Limites assumées

• aucune permanence médicale ni paramédicale, et aucun traitement de données de santé : leur hébergement suppose une certification HDS (art. L. 1111-8 du code de la santé publique) que cette entreprise n’a pas
• aucun appel sortant de prospection ni démarchage téléphonique : seuls sont passés des rappels à des personnes ayant déjà un rendez-vous (art. L. 223-1 et suivants du code de la consommation)
• aucun recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui, activité soumise à déclaration et garantie financière (décret n° 96-1112 du 18 décembre 1996)
• aucune télésurveillance, aucun traitement d’appels d’urgence ni de sécurité, activités régies par la loi n° 83-629 du 12 juillet 1983 et soumises au contrôle du CNAPS
• aucune consultation juridique ni réponse engageant votre responsabilité contractuelle (loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971)
• aucune tenue de comptabilité ni déclaration fiscale ou sociale (art. 20 de l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945)
• aucun encaissement de paiement pour votre compte et aucune négociation commerciale au téléphone